„Wie lange dauert das?" Diese Frage kommt in jedem Erstgespräch. Die ehrliche Antwort: zwischen sechs Wochen und sechs Monaten – je nach Umfang, Komplexität und wie viel Vorarbeit Sie selbst leisten. Was viele unterschätzen: Die Entwicklung selbst ist nicht der größte Zeitfaktor. Workshop, Konzept, Tests, Datenmigration und Schulung machen oft mehr als die Hälfte der Projektzeit aus.
Dieser Artikel zeigt, wie ein typisches Klarspur-Projekt abläuft – mit konkreten Zeiten, Aufgaben und den Stolpersteinen, die wir aus der Praxis kennen.
Phase 1: Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos)
Bevor irgendetwas passiert, lernen wir uns kennen. In 30 Minuten klären wir vier Fragen:
- Was wollen Sie konkret erreichen?
- Was nutzen Sie heute und wo schmerzt es am meisten?
- Welche Größenordnung haben Sie im Kopf (Budget, Nutzer, Zeit)?
- Passt eine individuelle Lösung – oder sollte erst einmal Standard geprüft werden?
Häufiges Ergebnis: 70 % der Anfragen führen zu einem Workshop. 20 % bekommen die ehrliche Empfehlung, doch erst Standard zu prüfen. 10 % brauchen etwas, das wir nicht sind (z. B. eine reine Hardware-Lösung) – dann verweisen wir auf passende Partner.
Phase 2: Workshop (1–2 Tage, 1.500–3.500 €)
Der Workshop ist die einzige kostenpflichtige Vorleistung – aber er wird auf den späteren Festpreis angerechnet, falls das Projekt zustande kommt. Hier passiert die eigentliche Detailarbeit. Typischer Ablauf bei einem 2-Tages-Workshop vor Ort:
Tag 1 vormittags: IST-Analyse
Wir schauen uns gemeinsam an, wie Sie heute arbeiten. Welche Excel-Listen kursieren? Welche Tools sind im Einsatz? Welche Workflows laufen wo? Wir sprechen mit den Menschen, die täglich damit arbeiten – nicht nur mit der Geschäftsführung.
Tag 1 nachmittags: Schmerzpunkte und Wünsche
Was läuft heute gut? Was ist mühsam? Was wäre der Traumzustand? Wir sammeln in Workshop-Runden die Probleme und Wünsche – und priorisieren sie nach „Muss", „Sollte", „Wäre schön".
Tag 2 vormittags: Modulare Architektur
Daraus entsteht die erste Skizze: Welche Module braucht es? Wie hängen sie zusammen? Welche Schnittstellen sind nötig (DATEV, ERP, Lager, Webshop, etc.)? Welche Rollen und Berechtigungen?
Tag 2 nachmittags: Roadmap
Wir klären die Reihenfolge: Was kommt in MVP (Minimum Viable Product)? Was in Stufe 2 und 3? So vermeiden wir, dass nach einem halben Jahr noch nichts produktiv läuft – ein typischer Fehler in IT-Projekten.
Aus dem Workshop entsteht innerhalb von ein bis zwei Wochen ein verbindliches Festpreis-Angebot mit Modul-Beschreibung, Zeitachse und Klick-Prototyp – kein PowerPoint, sondern eine echte interaktive Skizze, die Sie testen können.
Phase 3: Konzept und Festpreis (1–2 Wochen)
In dieser Phase arbeiten wir den Workshop aus. Sie bekommen drei Dokumente:
- Lastenheft mit allen Modulen, Funktionen und Schnittstellen (typisch 20–40 Seiten)
- Klick-Prototyp, den Sie im Browser durchklicken können
- Festpreis-Angebot mit Zahlungsplan und Zeitachse
Wichtig: Hier können Sie noch frei entscheiden. Wenn das Angebot nicht passt oder Ihnen das Risiko zu groß ist, gehen Sie ohne weitere Verpflichtung. Den Workshop-Aufwand haben wir kalkuliert – er gehört zur Vertrauensaufbau-Phase.
Phase 4: Entwicklung (4–16 Wochen, je nach Umfang)
Jetzt beginnt der spannendste Teil. Wir entwickeln in zweiwöchigen Sprints. Am Ende jedes Sprints sehen Sie ein lauffähiges Stück Software – und können Feedback geben, das in den nächsten Sprint einfließt.
Was Sie in dieser Phase tun
- Alle 2 Wochen ein 30–60-Minuten-Termin (Sprint-Review)
- Test-Zugänge nutzen und Feedback geben
- Daten aus Altsystemen vorbereiten (wir helfen)
- Ansprechpartner für Detailfragen sein
Was wir in dieser Phase tun
- Module entwickeln und in jedem Sprint ein Stück mehr ausliefern
- Schnittstellen aufbauen (DATEV, Mail, Lager, etc.)
- Sicherheits- und Performance-Tests laufen automatisiert mit
- Wöchentliche kurze Status-Updates per Mail
Typische Stolpersteine in dieser Phase:
- Scope Creep: Während der Entwicklung kommen neue Wünsche. Wir managen das transparent: kleine Wünsche fließen mit ein, große werden als „Stufe 2" notiert
- Schnittstellen-Probleme: Externe Systeme verhalten sich oft anders als dokumentiert. Wir planen Puffer ein
- Datenqualität im Altsystem: Oft sehen wir erst beim Migrationstest, wie viele Dubletten und Lücken die alten Daten haben
Phase 5: Datenmigration und Tests (1–2 Wochen)
Bevor das System live geht, ziehen wir alle Daten aus dem Altsystem (Excel, CRM, Buchhaltung) in das neue. Das passiert in mehreren Durchläufen:
- Probemigration mit echten Daten in eine Test-Umgebung
- Datenprüfung: Sind alle Sätze drin? Stimmen die Verknüpfungen?
- Datenbereinigung: Dubletten, Tippfehler, fehlende Felder
- Finale Migration kurz vor Go-Live
Parallel laufen die Abnahmetests: Sie und Ihr Team gehen alle wichtigen Workflows durch und melden, was nicht passt. Wir korrigieren in Tagesfrist.
Phase 6: Go-Live (1 Tag)
Der eigentliche Go-Live ist meist unspektakulär – wenn die Vorarbeit gestimmt hat. Wir empfehlen einen Soft-Launch an einem Mittwoch oder Donnerstag. Vorteile:
- Wir sind alle ausgeruht (kein Wochenend-Stress)
- Sie haben zwei Werktage, um sich einzuarbeiten
- Wenn doch etwas hakt, sind alle erreichbar
Wir sind beim Go-Live entweder vor Ort oder per Video dabei – meist beides. Die ersten 24 Stunden sind wir besonders aufmerksam und reagieren binnen Minuten auf Rückfragen.
Phase 7: Schulung (parallel zu Go-Live)
Schulung passiert nicht in einem 4-Stunden-Marathon, sondern verteilt: kurze Einführungen pro Modul (30–60 Minuten), schriftliche Kurzanleitungen für die häufigsten Aufgaben, Video-Aufzeichnungen für später. So bleiben die Inhalte hängen, und neue Mitarbeitende können später selbst nachschauen.
Phase 8: Betrieb und Weiterentwicklung (laufend)
Ab dem Go-Live übernehmen wir Hosting, Backups, Sicherheits-Updates und Support. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihr System kennt. Weiterentwicklungen werden in monatlichen Calls besprochen und in kleinen Releases ausgeliefert – meist alle 4–6 Wochen ein Update.
Beispiel-Zeitlinie: 6-Monats-Projekt
| Phase | Dauer | Was passiert |
|---|---|---|
| Erstgespräch | 30 Min. | Kennenlernen, Grobeinschätzung |
| Workshop | 2 Tage | IST-Analyse, Roadmap |
| Konzept & Angebot | 2 Wochen | Lastenheft, Prototyp, Festpreis |
| Entwicklung | 16 Wochen | 8 Sprints à 2 Wochen |
| Datenmigration & Tests | 2 Wochen | Probelauf, Bereinigung, Abnahme |
| Go-Live & Schulung | 1 Woche | Soft-Launch, Schulung, Stabilisierung |
Gesamt: ca. 6 Monate vom Erstgespräch bis zum produktiven Betrieb – bei einem mittelgroßen Projekt mit 4–6 Modulen.
Bei kleineren Projekten (1–2 Module, klare Anforderungen) sind 8–12 Wochen realistisch. Bei großen Plattformen (10+ Module, viele Schnittstellen) können es 9–12 Monate werden.
Was Sie als Auftraggeber beitragen müssen
- Verfügbarkeit für Workshop und Sprint-Reviews
- Einen Hauptansprechpartner aus Ihrem Team, der Entscheidungen treffen kann
- Zugang zu Altdaten und bestehenden Systemen
- Bereitschaft, mit Ihrem Team zusammen die neue Lösung zu testen
- Geduld – gute Software braucht Zeit, Sie merken das im Ergebnis
Fazit
Ein individuelles SaaS-Projekt ist kein Mysterium und keine endlose Baustelle. Mit klarer Methodik, festen Zeiten, sichtbaren Zwischenergebnissen und ehrlicher Kommunikation lassen sich auch große Projekte planbar abwickeln. Der Workshop am Anfang ist der wichtigste Hebel – wer hier sauber arbeitet, hat ein viel ruhigeres Projekt.
Sie überlegen ein Projekt? Lassen Sie uns ein Erstgespräch führen. Wir schätzen ehrlich ein, ob 6 Wochen oder 6 Monate realistisch sind – und ob individuelle Entwicklung überhaupt der richtige Weg ist.