Digitalisierung & Prozesse
Digitalisieren, ohne den laufenden Betrieb auszubremsen.
Ob doppelte Dateneingaben, Papierformulare oder Programme, die nicht zusammenpassen: Wir schauen gemeinsam, was Sie tatsächlich Zeit kostet. Danach wählen wir den kleinsten sinnvollen nächsten Schritt – nicht automatisch eine große Softwareumstellung.
Typische Ausgangslagen
Wo im Alltag Zeit verloren geht.
Digitalisierung beginnt nicht mit einem Programm, sondern mit der Frage, was Sie tatsächlich Zeit kostet. Drei Situationen höre ich oft:
Informationen werden doppelt übertragen
Ein Auftrag kommt per Telefon, landet auf einem Formular und wird für die Rechnung noch einmal abgetippt – das kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Übergaben hängen an einzelnen Personen
Wie weit ist der Auftrag, was hat der Kunde gesagt? Oft weiß das nur eine Person – ist sie nicht da, wird gesucht. Kein Versäumnis, sondern über Jahre gewachsen.
Daten liegen in mehreren Programmen
Kunden in der Buchhaltung, Termine im Kalender, Aufträge in einer Tabelle: Jedes Programm erfüllt seinen Zweck, aber sie wissen nichts voneinander.
Womit ich helfe
Abläufe anschauen & vereinfachenWie Sie heute arbeiten – und wo es hakt.
Dann baue ich die Abläufe mit Ihnen um – digital oder auf Papier, je nachdem, was im Alltag funktioniert.
Beispiele
- Vom ersten Anruf bis zur Rechnung: der ganze Auftrag
- Material bestellen & Lager im Blick behalten
- Neue Kunden aufnehmen & Anfragen beantworten
- Freigaben im Betrieb – wer entscheidet was
Die passende Software findenHerstellerunabhängig, nach Ihrem Bedarf.
Welche Kundenverwaltung? Welche Buchhaltung? Welches Programm für Projekte? Entscheidend ist, was Ihr Betrieb braucht – nicht, was gerade beworben wird.
Beispiele
- Kundenverwaltung (CRM) – z. B. HubSpot, Pipedrive, Salesforce
- Projekte & Aufgaben – z. B. Monday, Asana, ClickUp
- Buchhaltung – z. B. lexoffice, sevDesk, DATEV
- Team-Chat – z. B. Slack, Teams, Mattermost
Digitalisierungsplan – was wann drankommtWas zuerst kommt, was wartet, was es kostet.
Ein schriftlicher Plan: Was gehen wir wann an? Was muss vorher fertig sein? Wie viel Geld und Zeit sind realistisch? So wissen Sie, was in den nächsten Monaten passiert – und was bewusst noch wartet.
Beispiele
- Schnelle Verbesserungen (0–3 Monate)
- Mittlere Projekte (3–12 Monate)
- Größere Umbauten über 1–3 Jahre
- Kosten und Zeitaufwand planen
Einführung & Schulung im TeamAn echten Aufgaben, direkt am Arbeitsplatz.
Neue Software bringt nur etwas, wenn Ihr Team sie auch benutzt. Ich begleite die Einführung und bleibe für Rückfragen erreichbar.
Beispiele
- Einführung am Arbeitsplatz
- Kurze Videos & schriftliche Anleitungen
- Offene Sprechstunde für Fragen
- Eine Person im Team, die es danach selbst erklären kann
Programme miteinander verbindenDamit niemand doppelt abtippen muss.
Ich verbinde Ihre bestehenden Programme – über eine Schnittstelle (API), also den direkten Datenaustausch zwischen zwei Programmen, oder, wenn es die nicht gibt, per Tabellenimport.
Beispiele
- Kundenverwaltung ↔ Buchhaltung
- Website ↔ Newsletter
- Warenwirtschaft ↔ Online-Shop
- Zeiterfassung ↔ Lohnabrechnung
Daten umziehen & aufräumenVerstreute Listen sauber ins neue System.
Oft sind es drei Programme für dieselbe Sache. Ich ziehe Ihre Daten um und räume dabei Dubletten und Fehler weg.
Beispiele
- Kundendaten aus Excel in die Kundenverwaltung
- Alte Rechnungen einscannen und auffindbar machen
- E-Mail-Archiv ordnen
- Löschregeln nach Datenschutz – was wann weg muss
Mein Vorgehen
Vier Schritte, einer nach dem anderen.
Jeder Schritt hat ein klares Ergebnis – und Ihr Tagesgeschäft läuft währenddessen ganz normal weiter.
- Ist-Aufnahme im laufenden BetriebIch schaue mir einen normalen Arbeitstag an – Sie müssen dafür nichts unterbrechen.
- PrioritätenplanWas bringt am meisten, was kann warten – und braucht es dafür überhaupt neue Software?
- Umsetzung, ein Schritt nach dem anderenIch setze um, was im Plan oben steht – neue Software entsteht neben der alten.
- Einweisung & NachbetreuungIch zeige Ihrem Team das Neue am echten Arbeitsplatz und bleibe erreichbar, wenn etwas hakt.
Was bei jedem Schritt herauskommt
01 · Ist-Aufnahme im laufenden Betrieb
In Schleswig-Holstein komme ich zu Ihnen in den Betrieb, sonst sprechen wir per Video – Sie arbeiten dabei ganz normal weiter. Mit Ihrem Team gehe ich einen typischen Tag durch: Wo wird doppelt eingetippt, wo wartet jemand auf eine Information, wo weiß nur eine Person Bescheid? So finden wir die Stellen, an denen sich spürbar Zeit sparen lässt.
Ergebnisse
- Ihre heutigen Abläufe, schriftlich festgehalten
- Die Stellen, an denen es hakt, nach Wichtigkeit sortiert
- Kleine Verbesserungen, die sofort gehen
02 · Prioritätenplan
Aus der Ist-Aufnahme wird ein schriftlicher Plan: Was kommt zuerst, was kann warten? Oft ist der erste Schritt klein – etwa zwei vorhandene Programme zu verbinden, statt eines zu ersetzen. Wo neue Software nötig ist, vergleiche ich fertige Programme, ohne an einen Hersteller gebunden zu sein, und sage Ihnen ehrlich, wann sich eigene Software lohnt – und wann nicht.
Ergebnisse
- Ein Plan mit Reihenfolge und Zeitrahmen
- Bei Bedarf: eine Software-Empfehlung mit Kostenschätzung
- Die Entscheidung: verbinden, fertig kaufen oder bauen lassen
03 · Umsetzung, ein Schritt nach dem anderen
Ich setze die Punkte aus dem Plan nacheinander um. Kommt neue Software dazu, richte ich sie ein, während Sie mit dem alten System weiterarbeiten. Das nennt man Parallelbetrieb: Altes und neues System laufen eine Zeit lang nebeneinander. Dann kommt die Datenübernahme – Kunden, Aufträge und Rechnungen wandern ins neue Programm –, und wir testen gemeinsam mit echten Fällen, bis alles stimmt.
Ergebnisse
- Umgesetzt, was im Plan oben steht
- Ihre Daten, vollständig übernommen und geprüft
- Ein Probelauf mit echten Fällen aus Ihrem Alltag
04 · Einweisung & Nachbetreuung
Umgestellt wird, wenn bei Ihnen Ruhe ist – nach Feierabend oder am Wochenende, in Schleswig-Holstein vor Ort, sonst per Fernzugriff. Ihrem Team zeige ich das Neue am echten Arbeitsplatz, nicht per Handbuch. Bis alles sitzt, bleibt der Weg zurück ins alte System offen – und danach bin ich auf Wunsch weiter erreichbar, wenn etwas hakt.
Ergebnisse
- Umgestellt, während der Betrieb weiterläuft
- Ein Team, das sicher mit dem neuen Programm arbeitet
- Auf Wunsch: ein Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt
Vor Ort in Schleswig-HolsteinDigitalisierungsberatung für Betriebe zwischen Nordsee und Ostsee
In Schleswig-Holstein komme ich zu Ihnen in den Betrieb – ein erstes Gespräch vor Ort ist oft der bessere Start als ein Videogespräch: Ich sehe die Werkstatt, den Empfang, das Lager und die Abläufe, um die es wirklich geht. Mit Betrieben in anderen Bundesländern arbeite ich per Video und Fernzugriff.
Die Betriebe, für die meine Beratung gedacht ist, sind typisch für die Region: Handwerksbetriebe mit vollem Auftragsbuch und wenig Zeit fürs Büro, Gastronomie und Ferienvermietung an Nord- und Ostsee mit Saisonspitzen, Praxen und Kanzleien mit strengen Regeln für Datenschutz und Dokumentation. Für sie zählt nicht, was gerade neu ist, sondern dass Angebote, Termine und Rechnungen ohne Doppelarbeit laufen.
Rechenbeispiel mit Annahmen
Wo im Alltag die Zeit bleibt.
Angenommen: ein Betrieb mit 10 Mitarbeitenden, Inhaber und eine Bürokraft erledigen die Verwaltung. Die Zeiten sind geschätzt und bewusst vorsichtig – ein Beispiel, keine Zusage.
| Aufgabe pro Woche | heute | digital | gespart |
|---|---|---|---|
| Angebote & Rechnungen schreiben | 3 Std. | 1 Std. | 2 Std. |
| Stundenzettel & Aufträge übertragen | 2 Std. | 0,5 Std. | 1,5 Std. |
| Informationen suchen (Notizen, Mails, Ordner) | 4 Std. | 2 Std. | 2 Std. |
Alle Aufgaben anzeigen
| Aufgabe pro Woche | heute | digital | gespart |
|---|---|---|---|
| Doppelte Dateneingabe (Kasse, Buchhaltung, Tabellen) | 2 Std. | 0,5 Std. | 1,5 Std. |
| Rückfragen, Terminabstimmung, E-Mail-Pingpong | 3 Std. | 2 Std. | 1 Std. |
| Aufgabe pro Woche | heute | digital | gespart |
|---|---|---|---|
| Summe | 14 Std. | 6 Std. | 8 Std. / Woche |
So habe ich gerechnet
Was das für Ihren Betrieb konkret heißt, rechnen wir im ersten Gespräch mit Ihren Zahlen durch.
Zum Vergleich: Laut KfW Research gingen im Mittelstand durchschnittlich rund 7 % der Arbeitszeit der Beschäftigten in bürokratische Prozesse – im Schnitt 32 Stunden im Monat je Unternehmen (KfW Research, Fokus Nr. 495, 25.04.2025). Jeder Betrieb ist anders – bei Ihnen können es mehr Stunden sein oder weniger.
Preise
Was es kostet.
Ich nenne Preise lieber vorher als hinterher. Das hier ist der Rahmen – was genau bei Ihnen passt, klären wir im ersten Gespräch.
Welcher Weg passt?
Beratung mit Förderung vom Land · bis zu 40 %Ein abgeschlossenes Projekt zum Festpreis, mit Bericht und IT-Sicherheits-Check.
Das Land Schleswig-Holstein bezuschusst eine Beratung als abgeschlossenes Projekt zum Festpreis mit bis zu 40 % (DKU-Programm, Modul 1) – mit schriftlichem Bericht und einem Abschnitt zur IT-Sicherheit. Den Festpreis nenne ich nach dem Erstgespräch; gefördert wird ab 2.500 € netto Beraterkosten. Laufende Betreuung wird nicht gefördert. Den Antrag stellen Sie selbst, bevor Sie den Auftrag vergeben.
Quick Audit (1 Tag) · Preis auf AnfrageEin Tag vor Ort – danach wissen Sie, wo ich anfangen würde.
Passt zu Ihnen, wenn: Sie merken, dass etwas nicht rund läuft, wissen aber nicht genau, wo. Ich komme einen Tag vorbei, schaue mir alles an und sage Ihnen, wo ich anfangen würde – ohne dass Sie sich danach an etwas binden.
Nicht ideal, wenn: Sie wissen schon, was Sie wollen, und brauchen nur jemanden, der es umsetzt. Oder Ihr Betrieb hat viele verzweigte Abläufe – dafür reicht ein Tag nicht.
Einzelprojekt · FestpreisEin klar umrissenes Vorhaben – fester Preis, keine Laufzeit.
Passt zu Ihnen, wenn: Sie wissen genau, was fehlt – etwa eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen. Sie bekommen vorher einen festen Preis, und es gibt keine Laufzeit.
Nicht ideal, wenn: Es stehen mehrere Themen an, die aufeinander aufbauen – dann ist eine Beratung mit Digitalisierungsfahrplan der bessere Start.
Für größere BetriebeEin eigenes Angebot für mehrere Standorte; Umfang und Preis nach Aufwand.
Passt zu Ihnen, wenn: Mehrere Standorte oder Bereiche, viele Schnittstellen: Das Angebot schneide ich auf Ihren Betrieb zu – Umfang und Festpreis nach Aufwand, festgelegt nach dem kostenlosen Erstgespräch. Zugänge und Daten bleiben bei Ihnen, kein Abo.
Nicht ideal, wenn: Ihr Betrieb ist klein und überschaubar – dann sind die Beratung, das Quick Audit oder ein Einzelprojekt der bessere Einstieg.
Auf Abruf · 95 € pro StundeEinzelne Aufgaben zwischendurch, ohne Projekt und ohne Laufzeit.
Passt zu Ihnen, wenn: Ab und zu fällt etwas an – ein Programm einrichten, eine Frage zur Software, eine kleine Änderung. Sie rufen an, ich erledige es und rechne nach Aufwand ab.
Nicht ideal, wenn: Sie wollen Ihre Abläufe grundlegend verbessern – dann ist die Beratung der bessere Weg, und das Land gibt unter Umständen etwas dazu.
So bleibt Ihr Betrieb am LaufenIn der Regel arbeiten Sie bis zum Feierabend im alten System und am nächsten Arbeitstag im neuen.
Neue Software heißt bei mir nicht, dass Sie einen Tag zumachen müssen. In der Regel arbeiten Sie bis zum Feierabend im alten System und am nächsten Arbeitstag im neuen.
- Altes und neues System laufen eine Zeit lang nebeneinander
- Ihre Daten werden vollständig übernommen und gemeinsam geprüft
- Umgeschaltet wird nach Feierabend oder am Wochenende
- Der Weg zurück bleibt offen, bis alles sitzt
Angebot nur für Unternehmen. Alle Preise netto zzgl. USt.
Häufige Fragen
Was Betriebe mich oft fragen.
Von der Umstellung bis zum Preis – kurz und ehrlich beantwortet.
Muss ich alles auf einmal umstellen?
Nein. Wir fangen mit dem Schritt an, der Ihnen im Alltag am meisten bringt – das ist nicht automatisch eine neue Software, oft reicht es, zwei vorhandene Programme zu verbinden oder einen Ablauf zu vereinfachen. Im Digitalisierungsplan steht schriftlich, was zuerst drankommt, was wartet und was es kostet; größere Umbauten verteilen wir über Monate oder Jahre.
Kann ich vorhandene Software behalten – und redet mein Team mit?
Ja, und ja. Was im Alltag funktioniert, bleibt: Oft verbinde ich Ihre bestehenden Programme, statt sie zu ersetzen – über eine Schnittstelle oder per Tabellenimport. Ihr Team ist von Anfang an dabei: Bei der Ist-Aufnahme gehen wir gemeinsam einen typischen Arbeitstag durch, und Neues zeige ich direkt am Arbeitsplatz, an echten Aufgaben statt per Handbuch.
Was kostet die Beratung – und was gibt das Land dazu?
Die Beratung ist ein abgeschlossenes Projekt zum Festpreis, den ich nach dem kostenlosen Erstgespräch nenne – mit schriftlichem Bericht und einem Abschnitt zur IT-Sicherheit. Kleine Betriebe in Schleswig-Holstein bekommen dafür bis zu 40 % Zuschuss vom Land, wenn die Beraterkosten mindestens 2.500 € netto betragen; den Antrag stellen Sie selbst, bevor Sie den Auftrag vergeben. Im Umkreis von 50 km Luftlinie um Husum kostet die Anfahrt nichts. Kleine Aufgaben ohne Projekt erledige ich auf Abruf für 95 € pro Stunde. Angebot nur für Unternehmen, alle Preise netto zzgl. USt.
Wie lange bin ich gebunden?
Gar nicht: Beratung und Einzelprojekte sind abgeschlossene Projekte zum Festpreis, ohne Laufzeit und ohne Abo. Danach arbeiten Sie eigenständig weiter; Zugänge und Daten gehören Ihnen. Für eigene Software gilt: Sie bekommen die Nutzungsrechte nach AGB § 6. Soll Ihnen der Quellcode gehören, halten wir das im Angebot fest. Websites, SEO-Management, die Betreuung von Google-Bewertungen und der Betrieb eigener Software laufen 12 Monate, danach sind sie monatlich kündbar.
Wie starten wir – und wie schnell geht es los?
Mit einem kostenlosen Erstgespräch: Sie rufen an oder schreiben mir, und wir sprechen 20–30 Minuten über Ihren Betrieb – unverbindlich, ohne Vorbereitung Ihrerseits. Ich sage Ihnen ehrlich, was sich lohnt und was nicht, und Sie bekommen einen Vorschlag mit festem Umfang und festem Preis. Wenn es passt, fange ich in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen an: erst mit Ihren Abläufen, dann mit der Softwaresuche. Ich arbeite für Betriebe in Schleswig-Holstein und deutschlandweit. In Schleswig-Holstein komme ich zum Erstgespräch, zu Workshops mit Ihrem Team und am Umstellungstag gern vorbei, sonst läuft alles per Telefon, Video oder Fernzugriff. Erste Ergebnisse sehen Sie schon im ersten Monat.
Steht mein Betrieb während der Umstellung still?
Nein. Ich baue das neue System auf, während Sie im alten ganz normal weiterarbeiten – Sie schreiben Rechnungen, vergeben Termine und nehmen Aufträge an wie gewohnt. Eine Zeit lang laufen altes und neues System nebeneinander, das nennt man Parallelbetrieb. In dieser Zeit übernehme ich Ihre Daten, und wir prüfen gemeinsam, ob Kunden, offene Aufträge und Rechnungen vollständig angekommen sind. Umgeschaltet wird zu einer ruhigen Zeit – nach Feierabend oder am Wochenende –, und Ihrem Team zeige ich das neue Programm direkt am Arbeitsplatz. Bis alles sitzt, bleibt der Weg zurück ins alte System offen.
Kontakt
Reden wir über Ihren Betrieb.
Rufen Sie an oder schreiben Sie eine E-Mail – wie es Ihnen passt. Ich melde mich innerhalb eines Werktags, ohne Verkaufsgespräch.